Volkswagen Group Services: Personalprozesse neu aufgesetzt
Mehr Raum für strategisches Denken
Wie können sich Personalabteilungen auf die wachsenden HR-Anforderungen einstellen? Planung, Reporting und datenbasierte Entscheidungen müssen heute schneller, präziser und flexibler sein als je zuvor. Die Antwort der Volkswagen Group Services: Die Einführung einer konsolidierten, einheitlichen HR-Datenplattform.
Wenn Daten zum Nadelöhr werden
Volkswagen Group Services ist ein interner Servicepartner der Volkswagen Gruppe. Die rund 10.000 Mitarbeiter erzeugen täglich eine Vielzahl personalrelevanter Informationen – von Qualifikationen über Fehlzeiten bis hin zu Einsatzplanung und Weiterbildungsbedarfen.
Doch diese Daten wurden zunehmend zum Nadelöhr. Monatsberichte benötigten bis zu sieben Tage, ein Teammitglied war fast zwei Wochen im Monat mit der Berechnung der Fehlzeiten beschäftigt, und verschiedene Abteilungen arbeiteten mit voneinander abweichenden Datenständen.
„Alle dachten, sie würden über dieselben Daten sprechen, aber sie verwendeten verschiedene Datenbanken. Oft fragten uns Manager und Teamleiter auch nach unterschiedlichen Daten über ihre Mitarbeiter“, beschreibt Alexander Beil, HR-Controller bei Volkswagen Group Services die Situation.
Die Folge waren Unsicherheiten, unzählige Rückfragen und ein hoher manueller Aufwand. Der neue Soll-Zustand war klar definiert: automatisierte Prozesse, eine verbesserte Datenqualität und Echtzeit-Einblicke für optimierte Analyse- und Entscheidungsprozesse.
Die Lösung: IBM Planning Analytics
Auf der Suche nach einer passenden Lösung konnte HR auf die Erfahrungen der eigenen Finanzabteilung zurückgreifen. Dort wird seit vielen Jahren IBM Planning Analytics eingesetzt.
Bei der Implementierung der Lösung unterstützte Christoph Hein, IBM Business Partner und Berater der Volkswagen Group Services. Er begleitete die Einführung vom Prototyping bis zur Bereitstellung.
Schritt für Schritt entstand eine HR-Datenplattform, die nicht nur die Daten zusammenführt, sondern sie gleichzeitig strukturiert, absichert und auswertbar macht.
Alexander Beil erklärt: „Mit IBM Planning Analytics hat Volkswagen Group Services eine einheitliche und konsolidierte Datenbasis geschaffen. Heute arbeiten alle Anwender mit denselben zuverlässigen Datensätzen."
Mehrwerte in der Praxis: Aus Tagen werden Sekunden
Daraus ergeben sich eine Vielzahl an Praxisvorteilen, die zu erheblichen Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen führen.
Alexander Beil nennt ein konkretes Beispiel: „Manager können Tages- und Monatsberichte innerhalb von Sekunden anpassen, mit Ein-Klick-Optionen zum Auswählen von Filtern, Ändern von Dimensionen und Kombinieren von Metriken", und fügt hinzu: „Dank IBM Planning Analytics haben wir die Zeit für die Erstellung der Monatsberichte von sieben Tagen auf wenige Sekunden reduziert. Unsere Produktivität ist um 85 % gestiegen!“
Zusätzlich können Manager jetzt auch bessere Personalentscheidungen treffen. Im „Auditor“-Modul erhalten Teamleiter beispielsweise individuelle Hinweise zu einzelnen Mitarbeitern, die sie direkt in Qualifizierungs- und Weiterbildungsempfehlungen umsetzen können.
Dank der Automatisierung von Routineaufgaben und schnelleren Entscheidungsprozessen bleibt Führungskräften jetzt auch mehr Zeit für strategische Themen. Alexander Beil erläutert: „Ich kann mich jetzt auf übergeordnete Aufgaben der Führungsetage konzentrieren - spezielle Aufgaben, die das gesamte Unternehmen betreffen."
Unternehmensweite Lösung
Insgesamt greifen heute bereits mehr als 600 Nutzer im Unternehmen – darunter HR-Teams, Manager und der Betriebsrat – auf dieselbe gepflegte, berechtigungsgesteuerte Datenbasis zu. Das zeigt: Die Lösung wächst längst über ihre ursprüngliche Zielsetzung hinaus.
Christoph Hein, heute Country Manager DACH der INTITO Group, fasst diesen Entwicklungssprung so zusammen: „Dank der außergewöhnlichen Flexibilität und Skalierbarkeit von IBM Planning Analytics hat Volkswagen Group Services Managern auf allen Organisationsebenen erfolgreich einen sicheren, transparenten und zeitnahen Zugriff auf wichtige HR-Daten ermöglicht. Was als bescheidene Implementierung für eine kleine Benutzergruppe begann, hat sich nun zu einer unternehmensweiten Lösung entwickelt, die Hunderte von Managern bei ihren täglichen HR-Entscheidungsprozessen unterstützt.“
Ausblick: Eine Plattform, die weiterwächst
Mit der neuen HR-Datenplattform hat Volkswagen Group Services ein Fundament geschaffen, das nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige Entwicklungen ermöglicht. Automatisierte Forecasts, erweiterte Analysefunktionen oder neue Module zur Kompetenz- und Kapazitätsplanung können unkompliziert ergänzt werden. Das System ist flexibel genug, um mit den steigenden Anforderungen des Personalbereichs mitzuwachsen.
Damit ist nicht nur ein technologischer, sondern ein strategischer Vorteil geschaffen: HR-Daten stehen in einer Qualität und Geschwindigkeit bereit, die moderne Organisationsentwicklung erst möglich macht. Die Transformation ist damit nicht abgeschlossen – sie hat gerade erst begonnen.
Die Story: Auf den Punkt gebracht!
Volkswagen Group Services hat mit IBM Planning Analytics den Wandel zu einer zentralen, performanten und zukunftsfähigen HR-Datenplattform vollzogen. Mehr als 600 Nutzer greifen täglich auf verlässliche Daten zu. Berichte, die früher eine Woche dauerten, entstehen heute in Sekunden. Die Produktivität stieg um 85 Prozent. Personalentscheidungen erfolgen nicht nur schneller, sondern auch individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt. Und Führungskräfte gewinnen Zeit und Raum, sich strategischen Aufgaben zu widmen. Damit ist die Basis für eine HR-Organisation geschaffen, die sich flexibel an die Herausforderungen der Zukunft anpassen kann.
Über Volkswagen Group Services
Volkswagen Group Services ist ein strategischer Servicepartner der Volkswagen Gruppe und bietet maßgeschneiderte operative Dienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Automobilindustrie, darunter Geschäftsbetrieb, Technologie, IT-Support, technische Dienstleistungen, kommerzielle Dienstleistungen und Logistik. Mit rund 10.000 Mitarbeitern unterstützt das Unternehmen die Marken und Gesellschaften des Konzerns weltweit mit integrierten, praxisnahen Lösungen.
Quelle: IBM Case Study “Volkswagen Group Services accelerates HR transformation with IBM Planning Analytics” (2025), IBM – abgerufen am 11.12.2025.